Documente contabile SAP

The document principle

SAP se bazeaza pe principiul documentelor. Acest principiu inseamna ca sistemul SAP inregistreaza (cel putin) un document pentru fiecare tranzactie. Sau viceversa, fiecare tranzactie poate fi urmarita cu ajutorul unui numar de document. Numarul de document poate fi asignat automat de sistem folosind game interne sau utilizatorii insisi pot asigna numere (folosind gamele externe de numerotare). Atunci cand un document se storneaza, el nu va fi sters, in schimb se creaza alt document cu semn contrar si cu efectul anularii primului document. Cele doua documente sunt legate intre ele. In acest fel exista posibilitatea auditarii tuturor tranzactiilor introduse in sistem.

Orice document din SAP poate fi unic identificat folosind numarul de document, codul de companie si anul fiscal. Unele evenimente pot sa rezulte in crearea mai multor documente SAP. In functie de tipul de tranzactie, sistemul SAP determina ce fel de documente se vor inregistra. De exemplu intrarea de bunuri va determina atat crearea unui document de material (in modulul MM) cat si crearea unui document contabil (in FI) corespunzator cresterii stocului. SAP R/3 este unic in sensul ca face o legatura intre documentele inrudite, pentru a furniza o imagine cat mai completa a unei tranzactii. Urmand acelasi exemplu ca mai sus, documentul de material este legat de documentul contabil, fiecare prezentand aceiasi tranzactie din puncte de vedere diferite – pe de-o parte cresterea cantitativa stocurilor intr-o unitate logistica / loc de depozitare si pe alta parte inregistrarea in conturile contabile aferente ale sumelor implicate.

Structura documentelor

Un document SAP consta intr-un ecran (sau pagina) sau mai multe ecrane (sau pagini), fiecare continand un nivele de detaliu diferite.

Fiecare document SAP este alcatuit din:

· Antet

· Pozitii

Antetul contine date generale care se aplica la intregul document, si fiecarei pozitii. De exemplu:

- data postarii – data la care se updateaza conturile CM,

- data documentului – data la care a fost emis documentului (nu trebuie sa fie neaparat aceiasi cu data postarii),

- numarul documentului

- codul de companie

- tipul documentului

- moneda

- Text antet document

Pozitiile documentului contabil: cel putin doua (una debit si una credit) si cel mult 999. Suma valorilor de pe debit trebuie sa fie egala cu suma valorilor de pe credit pentru ca documentul sa fie valid.

Fiecare pozitie contine cel putin:

- Cheie de inregistrare

- Cont contabil

- Suma

Inainte de postarea unui document se poate simula documentul, pentru a avea o imagine de ansamblu si a verifica daca este corect. Se poate opta pentru salvarea sau parcarea documentului. Un document parcat nu trebuie sa fie neaparat complet, si nu are efecte in contabilitate pana cand este salvat.

Integrarea

Deoarece SAP este un sistem integrat, o tranzactie poate declansa generarea mai multor documente in acelasi timp, fara ca utilizatorul sa trebuiasca sa le creeze el insusi pe fiecare in parte.

Un document de material poate genera un document contabil iar un document contabil poate sa genereze in Controlling documente pentru Profit Center Accounting, Profitability Analaysis, si Cost Center Accounting.

Urmariti postarile viitoare pentru tranzactii SAP si tutoriale privind intregistrarea documentelor contabile.

Ce este SAP?

SAP (Systems, Applications, and Products în Data Processing) este pachetul software lider pe piața ERP-urilor (Enterprise Resource Planning). SAP a fost primul care să integreze funcțiile globale ale unei întreprinderi într-o singură aplicație.

Istoric
SAP AG a fost fondat de 5 foști programatori IBM și sistemul R/2 a fost lansat în 1979. A început să domine piața prin anii 1980, în prima parte a decadei s-a extins în Europa, iar apoi în America de Nord. SAP R/3, o versiune avansata, bazată pe modelul client-server a lui R/2 a fost lansat în 1992 și a acaparat mare parte din piata ERP-urilor pentru companii mari din America.

Integrarea functiilor unei companii
Atât companiile mari cât și cele mici în mod tradițional foloseau mai multe aplicații software de la diverși furnizori, sau își dezvoltau propriile aplicații in-house pentru procesarea tranzacțiilor de afaceri critice. Înainte de proliferarea SAP, majoritatea companiilor angajau un numar mare de dezvoltatori și programatori pentru a scrie aplicatiile de afaceri de la zero sau pentru a dezvolta interfețe complicate de comunicare între aplicațiile de la diverși furnizori. Acest proces era extrem de costisitor, mare consumator de timp si predispus la apariția erorilor. Acest mod de lucru nu facilita obținerea de rapoarte complete în timp util pentru luarea deciziilor de management. SAP a fost primul sistem, și pană astăzi cel mai de succes, care sa integreze toate procesele de afaceri ale unei companii într-o singură soluție software. Aplicarea soluțiilor SAP nu numai că reduce costurile de dezvoltare a aplicațiilor in-house dar a adus și o eficientizare a proceselor companiei prin implementarea celor mai bune practici din industrie (Best Practices), prin automatizarea sarcinilor și prin integrarea datelor de bază și tranzacționale.
Folosind produsele SAP, companiile pot să integreze funcțiile de contabilitate, vânzări, distribuție, producție, resurse umane, analiză si alte tranzacții intr-o singură aplicație. Aplicațiile SAP furnizează un mediu în care tranzacțiile sunt sincronizate în întregul sistem și toate situațiile și rapoartele pot fi extrase în timp real.

Produsele SAP
Produsele SAP sunt concentrate pe ERP (Enterprise Resource Planning). Produsul principal al companiei este denumit SAP ERP - ajuns acum la versiunea 6.0. SAP ERP este una din cele cinci aplicatii din suita de aplicații SAP Business Suite. Celelalte patru sunt:
• Customer Relationship Management (CRM) – soluție specializată pe achiziția si retenția clientilor, și aflarea tendițelor de pe piață și ale clienților
• Product Lifecycle Management (PLM) – ajută producătorii în rezolvarea fluidizarea ciclului de viață al produselor.
• Supply Chain Management (SCM) - ajută companiile cu prcesul de achiziție a resurselor si serviciilor
• Supplier Relationship Management (SRM) – ajută companiile să gestioneze relația cu furnizorii

Printre celelalte produse furnizate de SAP se numără platforma NetWeaver, soluții GRC (Governance, Risk and Compliance), soluții Performance Management și RFID. SAP oferă și capacități SOA (Enterprise SOA) sub forma serviciilor web.

MySAP ERP
Principalele caracteristici ale MySAP ERP sunt: o gama extinsă de funcționalități de afaceri, un grad ridicat de modularizare și o stransă integrare între module, support pentru cerințele lucrului internațional, sub for foma funcțiilor specifice fiecărei țări (cum ar fi salarizarea, care este disponibilă în divese variante de țară), disponibilitatea mai multor limbi, inclusiv limba romană, și abilitatea de a rula pe diverse platforme.
MySAP ERP poate fi divizat, în linii mari, în 3 arii principale: Contabilitate, Managementul resurselor umane și Logistică.
Logistica, în contextul de mai sus, structurează fluxul de materiale, informațional și producția de la furnizor, prin procesul de producție și până la client. Modulele aplicației de logistică din MySAP ERP permit unei companii să-și planifice, controleze și coodoneze procesele logistice independent de granițele de departamentale, pe baza integrării datelor si funcțiilor. Integrarea diverselor module de aplicații din MySAP ERP previne înregistrările multiple (nenecesare și mari consumatoare de timp) de către personalul care procesează tranzacțiile logistice. De asemenea, integrarea proceselor bazate pe cantitate cu partea de evaluare permite înregistrarea automată și în timp real al notelor contabile.

Logistica, în MySAP ERP, conține următoarele module de aplicații:
• Sales & Distribution (SD)
• Materials Management (MM)
• Production Planning and Control (PP)
• Quality Management (QM)
• Project System (PS)
• Plant Maintenance (PM)