The document principle
SAP se bazeaza pe principiul documentelor. Acest principiu inseamna ca sistemul SAP inregistreaza (cel putin) un document pentru fiecare tranzactie. Sau viceversa, fiecare tranzactie poate fi urmarita cu ajutorul unui numar de document. Numarul de document poate fi asignat automat de sistem folosind game interne sau utilizatorii insisi pot asigna numere (folosind gamele externe de numerotare). Atunci cand un document se storneaza, el nu va fi sters, in schimb se creaza alt document cu semn contrar si cu efectul anularii primului document. Cele doua documente sunt legate intre ele. In acest fel exista posibilitatea auditarii tuturor tranzactiilor introduse in sistem.
Orice document din SAP poate fi unic identificat folosind numarul de document, codul de companie si anul fiscal. Unele evenimente pot sa rezulte in crearea mai multor documente SAP. In functie de tipul de tranzactie, sistemul SAP determina ce fel de documente se vor inregistra. De exemplu intrarea de bunuri va determina atat crearea unui document de material (in modulul MM) cat si crearea unui document contabil (in FI) corespunzator cresterii stocului. SAP R/3 este unic in sensul ca face o legatura intre documentele inrudite, pentru a furniza o imagine cat mai completa a unei tranzactii. Urmand acelasi exemplu ca mai sus, documentul de material este legat de documentul contabil, fiecare prezentand aceiasi tranzactie din puncte de vedere diferite – pe de-o parte cresterea cantitativa stocurilor intr-o unitate logistica / loc de depozitare si pe alta parte inregistrarea in conturile contabile aferente ale sumelor implicate.
Structura documentelor
Un document SAP consta intr-un ecran (sau pagina) sau mai multe ecrane (sau pagini), fiecare continand un nivele de detaliu diferite.
Fiecare document SAP este alcatuit din:
· Antet
· Pozitii
Antetul contine date generale care se aplica la intregul document, si fiecarei pozitii. De exemplu:
- data postarii – data la care se updateaza conturile CM,
- data documentului – data la care a fost emis documentului (nu trebuie sa fie neaparat aceiasi cu data postarii),
- numarul documentului
- codul de companie
- tipul documentului
- moneda
- Text antet document
Pozitiile documentului contabil: cel putin doua (una debit si una credit) si cel mult 999. Suma valorilor de pe debit trebuie sa fie egala cu suma valorilor de pe credit pentru ca documentul sa fie valid.
Fiecare pozitie contine cel putin:
- Cheie de inregistrare
- Cont contabil
- Suma
Inainte de postarea unui document se poate simula documentul, pentru a avea o imagine de ansamblu si a verifica daca este corect. Se poate opta pentru salvarea sau parcarea documentului. Un document parcat nu trebuie sa fie neaparat complet, si nu are efecte in contabilitate pana cand este salvat.
Integrarea
Deoarece SAP este un sistem integrat, o tranzactie poate declansa generarea mai multor documente in acelasi timp, fara ca utilizatorul sa trebuiasca sa le creeze el insusi pe fiecare in parte.
Un document de material poate genera un document contabil iar un document contabil poate sa genereze in Controlling documente pentru Profit Center Accounting, Profitability Analaysis, si Cost Center Accounting.
Urmariti postarile viitoare pentru tranzactii SAP si tutoriale privind intregistrarea documentelor contabile.
Postări
