Fluxul documentelor in aprovizionare

Fluxul operatiilor si documentelor in aprovizionare sunt descrise in tabelul urmator. Cu litere mari sunt documentele generate in procesul de aprovizionare.

Nr.	Pas	Tranzactie
1	Creare REFERAT DE NECESITATE	ME51N
2	Trimitere CERERI DE OFERTA catre furnizori	ME41
3	Primirea OFERTELOR	ME47
4	Compararea ofertelor si alegerea furnizorului	ME49
5	COMANDA DE APROVIZIONARE	ME21N
6	RECEPTIE BUNURI	MIGO / MB01
7	RECEPTIE FACTURA	MIRO
8	PLATA facturii	F-40

Daca furnizorul este deja cunoscut, de exemplu exista deja contracte comerciale, pasii 2 la 4 pot fi sariti.

In functie de politica firmei fiecare document de aprovizionare poate fi supus unei strategii de eliberare, adica trebuie aprobat de anumite persoane pentru a putea fi lansat.

1. Referat de necesitate:

Necesarul de materiale este identificat fie de un utilizator, un departament sau automat via planificarea materiale. De exemplu executia MRP poate genera automat referate de necesitate. In acelasi timp, referatele de necesitate pot fi create manual in sistem. Acest document semnaleaza nevoia unui departament de anumite materiale, cantitatea si data necesarului fiind cunoscute. Data necesarului ar trebui sa fie cat mai departe in viitor, pentru a da timp suficient departamentului de aprovizionare sa gaseasca o sursa, sa lanseze comanda si sa se poata face receptia conform termenului de livrare al furnizorului. Este un document intern si nu e folosit in afara companiei.

2. Cererea de oferta

Cererea de oferta este documentul prin care se solicita eventualilor furnizori o oferta de pret. In aceasta cerere de oferta se pot specifica materialele necesare, cantitatile si data necesarului cat si conditii de livrare. Cererea de oferta poate fi trimisa online catre furnizoi sau tiparita pe hartie.

3. Oferta

In sistemul SAP, cererea de oferta si oferta formeaza un singur document (oferta are in plus fata de cerere pretul materialelor). Atunci cand soseste oferta de la furnizori cererea se completeaza cu pretul (si alte eventuale conditii, date de livrare). Daca ati trimis o cerere de oferta la mai multi furnizori sistemul poate determina cea mai buna oferta si trimite automat scrisori de refuz catre ceilalti furnizori. De asemenea preturile din oferte pot fi retinute in "inreg. info" pentru aprovizionare pentru a fi folosite mai tarziu.

4. Comparare oferte

SAP ofera o tranzactie pentru comparare oferte mai multor furnizori pentru aceleasi materiale. Furnizorii pot fi ierarhizati in functie de pretul pe care il dau pentru fiecare material in parte sau per total pe comanda.

5. Comanda de aprovizionare

Comanda de aprovizionare (CA) este documentul central in Aprovizionare tinand legaturi atat cu documentele precedente cat si cu cele urmatoare. Activitatile ce urmeaza comenzii (livrarea de bunuri, receptia facturii) actualizeaza starea documentului, asa ca puteti urmari in orice moment stadiul in care se afla comanda. Comanda de aprovizionare se trimite catre furnizor pentru a-i transmite ce avem nevoie, cand, in ce cantitati si in ce conditii. Comanda se face atat pentru materiale ce se vor stoca, dar si pentru materiale/servicii pentru consumul direct (cu alocare cont).

6. Receptia bunurilor

Receptia de bunuri cu referinta la comanda de aprovizionare – apartine de fapt de partea de gestiune a stocurilor din modulul MM, si nu de aprovizionare. Reprezinta cresterea propriu-zisa a stocurilor ca urmare a efectuarii receptiei. Documentul este cunoscut sub numele de NIR – nota de intrare-receptie. In mod normal cantitatile receptionate trebuie sa fie exact cele din comanda de aprovizionare, daca nu cumva avem o livrare partiala sau o toleranta la livare. Receptia se pote inregistra cu mai multe tranzactii (MIGO, MB01).

7. Receptia facturii (MIRO)

Receptia facturii, desi in practica se intampla de cele mai multe ori in acelasi timp cu receptia marfurilor, este separata in sistemul SAP. De obicei se face dupa intrarea bunurilor, cu referinta la documentul de receptie.

8. Plata facturii

Dupa receptionarea facturii se poate efectua si plata, in termenul impus de furnizor. Aceasta operatie tine de departamentul financiar-contabil.

Tabele importante in MM

MARA Material General
MARC Material Plant Data
MAKT Material Description
MARD Material Storage Location Data
MBEW Material Valuation
MKPF Material Document Header
MSEG Mateial Document Line Item
T023 Material Group
T024 Pruchase Organisation
EBAN Purchase Requisition
EBKN Account Assignment Purchase Requisition
EINA Purchasing Info Record - General Data
EINE Purchase Info Record - Purchase Organisation Data
EKKO Purchase Order Header Data
EKPO Purchase Order Line Item Data
EKKN Account Assignment Purchase Order
EKBE History Purchase Order
EKET Scheduling Agreement Purchase Order
EKAB Release Documentation

Marime minima lot & Valoare de rotunjire

De multe ori situatia impune ca atunci cand comandam un produs ( fie la productie interna, fie aprovizionare de la furnizor extern, dimensionarea lotului tinand cont si de constrangerile furnizorului. In plus fata de procedurile de dimensionare lot folosite in MRP se pot intretine in datele de baza material (material master) umatoarele valori:

Camp	Impact in document	Semnificatie	Aprovizionare interna	Aprovizionare externa
Marime minima lot	PR / PlO	Cantitatea minima din documentul generat automat de MRP.	Procesul tehnologic impune / rationalitatea economica	Furnizorul impune catitati/valori minime pentru comanda
Marime maxima lot	PR / PlO	Cantitatea maxima din documentul generat automat de MRP. Daca necesarul depaseste aceasta valoare se emit mai multe documente pana la acoperirea necesarului	Procesul tehnologic impune	Furnizorul impune catitati/valori minime pentru comanda Praguri de aprobare / bugete
Marime fixa lot	PR / PlO	Cantitatea fixa din documentul generat automat de MRP. Daca necesarul este sub aceasta cantitate, se emite un doc cu cantitatea fixa. Daca necesarul depaseste aceasta valoare se emit mai multe documente pana la acoperirea necesarului Acest camp este folosit foarte rar		idem
Valoare de rotunjire	PR / PlO / PO	Cantitatea din document va fi multiplu al acestei valori	Procesul tehnologic impune / rationalitatea economica	Furnizorul impune moduri de impachetare cutii /baxuri / tir-uri

Prescurtare	Document RO	Document EN
PR	Referat de necesitate	Purchase Requisition
PO	Comanda de aprovizionare	Purchase Order
PlO	Comanda planificata	Planned Order

De obicei avem cazuri in care furnizorii impun o cantitate minima pentru comanda si o valoare de rotunjire.

Exemple:

furnizorul ofera suruburi, cutii de 100 bucati, dar nu livreaza mai putin de 5 cutii adica 500 bucati

Valoarea de rotunjire: 100

Marime minima lot: 500

La un necesar de 350

Cantitatea comandata va fi 500 (lotul minim)

La un necesar de 650

Cantitatea comandata va fi 700 (multiplu de 100)

3. La un necesar de 501

Cantitatea comandata va fi 600 (multiplu de 100, dar nu mai putin decat este necesar, sau decat lotul minim)

MRP incearca sa satisfaca toate conditiile impus valorarea de rotunjire, valoare minima, valoare maxima.

Daca pentru acelasi material se face un referat de necesitate manual, cu o cantitate oarecare, sistemul SAP nu va emite nici un mesaj de eroare. La convertirea referatului in comanda de aprovizionare, sistemul va propune o cantitate rotunjita – folosind campul valoare de rotunjire, dar marimea minima lot nu va influenta cantitatea comandata (aceasta e luata in considerere doar la referatul automat). Tabelul de mai jos ilustreaza ce se intampla cu cantitatile din PR si la convertirea referatului in PO.

	Tip PR	Stock	MRP type	Minimum lot size	Rounding value	Requirement Qty	PR qty	PO qty
Minimum Lot Size	manual	0	ND	20		-	12	12
	automatic	0	PD	20		12	20	20
Rounding Value	manual	0	ND		16	-	12	16
	automatic	0	PD		16	12	16	16
MLS + RV	manual	0	ND	20	16	-	12	16
	automatic	0	PD	20	16	12	20	32
	automatic modif manual	0	PD	20	16	12	14	16

Din aceste rezultate extragem urmatoarele concluzii:

- Cantitatea minima are efect doar la generarea referatelor automate

- Valoarea de rotunjire are efect atat la generarea referatelor automate cat si la conversia PR-urilor in PO

- Ordinea in care se aplica este 1 – valoare rotunjire, 2 – cantitate minima. (penultima linie din tabel: la crearea PR – din necesar de 12 s-a ajuns la 16 prin rotunjire si apoi la 20 cantitate minima. La convertirea in PO, la cantitatea PR s-a aplicat rotunjirea ajungand la 32)

- In ultimul caz, am modificat cantitatea intr-un PR automat, diminuand-o la 14. La conversia PR in PO sistemul a aplicat numai Rotunjirea, fara sa tina cont de cantitatea minima.

Am vazut ca sistemul nu impune folosirea acestor parametrii, ci doar face propuneri care pot fi modificate ulterior de utilizator.

Un alt neajuns al acestor parametri sunt faptul ca parametrii sunt mentinuti la nivelul materialului. O alternativa este folosirea inregistrarilor info pentru aprovizionare (purchase info records). Acestea permit descrierea legaturii dintre material si furnizor. De exemplu putem aproviziona suruburi de la un furnizor, cu o anumita cantitate minima iar de la altul putem defini o alta cantitate minima. Si cea care se aplica in PO este aleasa pe baza furnizorului la care se face comada.

Inregistrarea info (Purchasing Info records) contine proprietatile legaturii material - furnizor fiind o alternativa mai performanta a intretinerii masterului de material la nivelul tuturor unitatilor logistice.

Blocarea materialelor cu ajutorul statusului

Statusul unui material are rolul de a semnaliza daca folosirea unui material este supusa unor restrictii si care sunt aceste restrictii. De exemplu un material poate fi in dezvoltare sau altul poate este depasit, iesit din uz. Unui material fara status ii sunt permise toate activitatile.

Statusul unui material este un indicator care se poate aloca materialelor la nivel de unitate logistica (plant level) sau client SAP (cross-client) si permite sau blocheaza folosirea materialului in anumite arii de activitate:

• Aprovizionare
• Productie
• MRP
• Costing

In customizare, tranzactia OMS4 permite definirea si modificarea statusurilor.

Statusul determina mesajele de eroare sau de avertizare afisate atunci cand un utilizator incearca sa creeze un document in sistem pentru un material.

Setarea campurilor:

• Blank – documentul nu este blocat
• A – utilizatorul primeste un mesaj de avertizare, dar este permisa postarea documentului. Utilizatorul ia la cunostinta statusul si poate abandona din proprie initiativa salvarea documentului.
• B - utilizatorul primeste un mesaj de avertizare, dar nu este permisa postarea documentului.

Odata definit un status el poate fi asignat atunci cand este nevoie unuia sau mai multor materiale. Pentru a asigna un status unui material se poate folosi tranzactia MM02 – modificare materiale.

Daca se doreste asignarea in masa se poate folosi MM17.

Statusul unui material se poate aloca la nivelul unei unitati logistice, si atunci aria de aplicativitate este restransa la acea unitate, sau la nivelul unui material, avand efect in toate unitatile logistice definite pentru acel material.

Campurile afectate:

Nivel	Tabela	Camp
Unitate logistica (plant level)	MARC	MMSTA
Material (cross client)	MARA	MSTAE

Statusul la nivel de material apare in ecranul “Date principale 1 ” (Basic Data 1).

Statusul la nivelul unitatii logistice apare in mai multe view-uri, si este acelasi pentru un anumit plant.

Atunci cand doua statusuri intra in conflict se aplica cel mai restrictiv (putem avea situatia in care materialul este blocat cu un status la nivelul unitatii logistice si alt status la nivelul materialului).Aceiasi regula se aplica si in cazul in care materialul este marcat pentru stergere.

Cititi de asemenea articolul referitor la stergerea materialelor: http://sap-insights.blogspot.com/2009/03/stergerea-materialelor.html

Lasa un comentariu sau cere-mi informatii suplimentare!