Fluxul operatiilor si documentelor in aprovizionare sunt descrise in tabelul urmator. Cu litere mari sunt documentele generate in procesul de aprovizionare.
| Nr. | Pas | Tranzactie |
| 1 | Creare REFERAT DE NECESITATE | ME51N |
| 2 | Trimitere CERERI DE OFERTA catre furnizori | ME41 |
| 3 | Primirea OFERTELOR | ME47 |
| 4 | Compararea ofertelor si alegerea furnizorului | ME49 |
| 5 | COMANDA DE APROVIZIONARE | ME21N |
| 6 | RECEPTIE BUNURI | MIGO / MB01 |
| 7 | RECEPTIE FACTURA | MIRO |
| 8 | PLATA facturii | F-40 |
Daca furnizorul este deja cunoscut, de exemplu exista deja contracte comerciale, pasii 2 la 4 pot fi sariti.
In functie de politica firmei fiecare document de aprovizionare poate fi supus unei strategii de eliberare, adica trebuie aprobat de anumite persoane pentru a putea fi lansat.
Necesarul de materiale este identificat fie de un utilizator, un departament sau automat via planificarea materiale. De exemplu executia MRP poate genera automat referate de necesitate. In acelasi timp, referatele de necesitate pot fi create manual in sistem. Acest document semnaleaza nevoia unui departament de anumite materiale, cantitatea si data necesarului fiind cunoscute. Data necesarului ar trebui sa fie cat mai departe in viitor, pentru a da timp suficient departamentului de aprovizionare sa gaseasca o sursa, sa lanseze comanda si sa se poata face receptia conform termenului de livrare al furnizorului. Este un document intern si nu e folosit in afara companiei.
Cererea de oferta este documentul prin care se solicita eventualilor furnizori o oferta de pret. In aceasta cerere de oferta se pot specifica materialele necesare, cantitatile si data necesarului cat si conditii de livrare. Cererea de oferta poate fi trimisa online catre furnizoi sau tiparita pe hartie.
In sistemul SAP, cererea de oferta si oferta formeaza un singur document (oferta are in plus fata de cerere pretul materialelor). Atunci cand soseste oferta de la furnizori cererea se completeaza cu pretul (si alte eventuale conditii, date de livrare). Daca ati trimis o cerere de oferta la mai multi furnizori sistemul poate determina cea mai buna oferta si trimite automat scrisori de refuz catre ceilalti furnizori. De asemenea preturile din oferte pot fi retinute in "inreg. info" pentru aprovizionare pentru a fi folosite mai tarziu.
SAP ofera o tranzactie pentru comparare oferte mai multor furnizori pentru aceleasi materiale. Furnizorii pot fi ierarhizati in functie de pretul pe care il dau pentru fiecare material in parte sau per total pe comanda.
Comanda de aprovizionare (CA) este documentul central in Aprovizionare tinand legaturi atat cu documentele precedente cat si cu cele urmatoare. Activitatile ce urmeaza comenzii (livrarea de bunuri, receptia facturii) actualizeaza starea documentului, asa ca puteti urmari in orice moment stadiul in care se afla comanda. Comanda de aprovizionare se trimite catre furnizor pentru a-i transmite ce avem nevoie, cand, in ce cantitati si in ce conditii. Comanda se face atat pentru materiale ce se vor stoca, dar si pentru materiale/servicii pentru consumul direct (cu alocare cont).
Receptia de bunuri cu referinta la comanda de aprovizionare – apartine de fapt de partea de gestiune a stocurilor din modulul MM, si nu de aprovizionare. Reprezinta cresterea propriu-zisa a stocurilor ca urmare a efectuarii receptiei. Documentul este cunoscut sub numele de NIR – nota de intrare-receptie. In mod normal cantitatile receptionate trebuie sa fie exact cele din comanda de aprovizionare, daca nu cumva avem o livrare partiala sau o toleranta la livare. Receptia se pote inregistra cu mai multe tranzactii (MIGO, MB01).
Receptia facturii, desi in practica se intampla de cele mai multe ori in acelasi timp cu receptia marfurilor, este separata in sistemul SAP. De obicei se face dupa intrarea bunurilor, cu referinta la documentul de receptie.
Dupa receptionarea facturii se poate efectua si plata, in termenul impus de furnizor. Aceasta operatie tine de departamentul financiar-contabil.
Tabele importante in MM
MARA Material General
MARC Material Plant Data
MAKT Material Description
MARD Material Storage Location Data
MBEW Material Valuation
MKPF Material Document Header
MSEG Mateial Document Line Item
T023 Material Group
T024 Pruchase Organisation
EBAN Purchase Requisition
EBKN Account Assignment Purchase Requisition
EINA Purchasing Info Record - General Data
EINE Purchase Info Record - Purchase Organisation Data
EKKO Purchase Order Header Data
EKPO Purchase Order Line Item Data
EKKN Account Assignment Purchase Order
EKBE History Purchase Order
EKET Scheduling Agreement Purchase Order
EKAB Release Documentation
Postări
